Dein Team prüft Ausnahmen. Nicht jeden Beleg.
Rechnungen gegen Lieferscheine, Bestellungen gegen Wareneingänge — deine KI gleicht ab, erkennt Abweichungen und leitet weiter. Mit deiner Logik. Auf deiner Infrastruktur.
So sieht es aus, wenn der 3‑Wege‑Abgleich automatisch läuft:
Der Alltag heute
Rechnungen werden Zeile für Zeile gegen Lieferscheine und Bestellungen abgeglichen — von Hand, oft gleichzeitig in zwei verschiedenen Systemen.
Vom Eingang bis zur Buchung vergehen im Schnitt 9–12 Tage. Prüfen, kontieren, freigeben, weiterleiten — jeder Schritt manuell, Skontofristen gehen dabei regelmässig verloren.
Dokumente kommen als Scan, PDF und E-Mail-Anhang — und seit Januar 2025 auch verpflichtend als XRechnung oder ZUGFeRD. Vier verschiedene Formate, kein System versteht alle gleich gut.
Welche Lieferanten Sonderkonditionen haben, welche Ausnahmen es gibt, wie Grenzfälle entschieden werden — das wissen 2–3 Personen. Und sonst niemand.
So läuft es stattdessen
Einlesen
Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen — als PDF, Scan, E-Mail-Anhang, XRechnung oder ZUGFeRD. Das System erkennt Format, Struktur und Inhalt automatisch. Auch bei schlechter Scan-Qualität.
Abgleichen
Der 3‑Wege‑Abgleich läuft automatisch — Bestellung, Lieferschein, Rechnung, Zeile für Zeile. Teillieferungen, Sonderkonditionen, abweichende Artikelnummern — das System lernt deine Logik und kennt sie nach kurzer Zeit besser als jedes Handbuch.
Verteilen
Korrekte Vorgänge werden durchgeleitet. Abweichungen gehen an dein Team — mit vollständigem Kontext, nicht als Blindflug.
Buchen
Freigegebene Vorgänge werden als Buchungsvorschlag ins ERP übergeben. Deine Buchhaltung bestätigt. Sie gibt nicht mehr ein.
Besonders relevant wenn:
- Du verarbeitest monatlich 200+ Dokumente manuell — Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen.
- Dein ERP führt die Stammdaten: SAP, ABAS, proALPHA, Microsoft Dynamics oder vergleichbare Systeme.
- Mindestens eine Person verbringt einen erheblichen Teil ihrer Woche mit Abgleich und Weiterleitung — statt mit Aufgaben die wirklich zählen.
Unter der Haube
Infrastruktur
On-Premise oder EU-Cloud — in beiden Fällen unter eurer Kontrolle. Kein US-Anbieter, kein Cloud Act-Risiko, DSGVO-konform by Design.
Integration
Direkte Anbindung an SAP, ABAS, proALPHA, Microsoft Dynamics und andere ERP-Systeme — über bestehende Schnittstellen wo möglich, neue wo nötig. Kein Umbau eurer IT-Landschaft.
Modelle
Open-Source-Modelle für Dokumentenextraktion und semantischen Abgleich — spezialisiert auf eure Dokumenttypen und Ausnahmelogik. Ihr könnt das Modell jederzeit wechseln oder intern übernehmen.
Euer IT-Dienstleister bleibt
Er verantwortet die Infrastruktur. Wir bauen die KI-Anwendung obendrauf. Klare Zuständigkeiten von Anfang an — kein Kompetenzgerangel.
So läuft es ab
Design-Sprint
2 WochenWir analysieren deinen Dokumentenprozess mit echten Belegen aus deinem Betrieb — nicht mit Demo-Daten. Du bekommst: technische Lösungsarchitektur, Business Case mit ROI-Zahlen, identifizierte Risiken und eine klare Go/No-Go-Empfehlung. Festpreis. Wenn sich das Projekt nicht rechnet, sagen wir das hier — bevor du gross investierst.
Umsetzung & Go-Live
4–10 WochenWir bauen das System auf deinen Daten, mit deiner Prozesslogik und deinen Ausnahmeregeln. Dein Team ist von Anfang an dabei. Wenn das System live geht, schulen wir dein Team — direkt an echten Vorgängen, nicht an der Theorie. Klarer Scope, klarer Preis.
Betrieb
LaufendMonitoring, Updates, Optimierung wenn sich Lieferanten, Formate oder Prüfregeln ändern. Entweder als Managed Service durch uns — oder wir übergeben an deine IT mit vollständiger Dokumentation. Kein Vendor Lock-in.
“Omniance hat unsere interne Administration deutlich schneller und einfacher gemacht — mit exzellentem Return on Investment.”
INOS GmbH & Co. KG
Industrial On-Site Solutions
Entwickelt von einem Team mit 16 KI-Patenten und 14 Jahren angewandter KI-Entwicklung — bei Philips Research, Uniklinik Heidelberg und CERN. Unser Standard: Systeme müssen 10 von 10 Mal laufen. Nicht 9.
Das Team kennenlernen →In 30 Minuten weisst du ob es sich lohnt.
Kein Pitch. Wir schauen gemeinsam auf deinen Prozess — und sagen dir ehrlich ob Automatisierung für euch sinnvoll ist. Wenn nicht, sagen wir das.