A sua equipa analisa as exceções. Não cada documento.
A IA cruza faturas com guias de remessa e encomendas com receções de mercadoria, deteta divergências e encaminha. Com a sua lógica. Na sua infraestrutura.
Assim funciona a conferência a três vias quando corre de forma automática:
O dia a dia hoje
As faturas são conferidas linha a linha com guias de remessa e notas de encomenda. À mão e, muitas vezes, em dois sistemas ao mesmo tempo.
Da receção ao lançamento passam, em média, 9 a 12 dias. Verificar, classificar, aprovar, encaminhar: cada passo é manual, e os prazos de desconto de pronto pagamento perdem-se com frequência.
Os documentos chegam digitalizados, em PDF ou como anexo de e-mail e, na Alemanha, desde janeiro de 2025, também obrigatoriamente em XRechnung ou ZUGFeRD. São quatro formatos diferentes, e nenhum sistema lida igualmente bem com todos.
Que fornecedores têm condições especiais, que exceções existem, como se decidem os casos-limite: só 2 ou 3 pessoas sabem. Mais ninguém.
Como passa a funcionar
Ler
Faturas, guias de remessa, notas de encomenda: em PDF, digitalizadas, como anexo de e-mail, em XRechnung ou ZUGFeRD. O sistema reconhece automaticamente o formato, a estrutura e o conteúdo. Mesmo quando a digitalização é de má qualidade.
Conferir
A conferência a três vias corre de forma automática: encomenda, guia de remessa e fatura, linha a linha. Entregas parciais, condições especiais, referências de artigo diferentes: o sistema aprende a sua lógica e, em pouco tempo, conhece-a melhor do que qualquer manual.
Encaminhar
O que está correto segue o seu caminho. As divergências vão para a sua equipa, com todo o contexto, para que ninguém decida às cegas.
Lançar
Os documentos aprovados passam para o ERP como proposta de lançamento. A contabilidade confirma e deixa de ter de introduzir dados.
Faz especial sentido se:
- Processa manualmente mais de 200 documentos por mês: faturas de fornecedores, guias de remessa, notas de encomenda.
- Os dados mestre estão no seu ERP: SAP, ABAS, proALPHA, Microsoft Dynamics ou um sistema equivalente.
- Pelo menos uma pessoa passa boa parte da semana a conferir e a encaminhar documentos, em vez de se dedicar ao trabalho que realmente conta.
Por dentro do sistema
Infraestrutura
On-premise ou cloud na UE, sempre sob o seu controlo. Sem fornecedores norte-americanos, sem risco de Cloud Act, em conformidade com o RGPD desde a conceção.
Integração
Ligação direta ao SAP, ABAS, proALPHA, Microsoft Dynamics e outros ERP, através das interfaces existentes sempre que possível e de novas quando necessário. Sem mexer na sua arquitetura de TI.
Modelos
Modelos open source para extração de documentos e conferência semântica, especializados nos seus tipos de documento e na sua lógica de exceções. Pode mudar de modelo ou passá-lo para a sua equipa interna a qualquer momento.
O seu fornecedor de TI mantém-se
Ele responde pela infraestrutura. Nós construímos a aplicação de IA por cima. Responsabilidades claras desde o primeiro dia, sem disputas de competências.
Como decorre o projeto
Fase de conceção
2 semanasAnalisamos o seu processo documental com documentos reais da sua operação, não com dados de demonstração. Recebe: arquitetura técnica da solução, business case com números de ROI, riscos identificados e uma recomendação clara sobre avançar ou não. Preço fixo. Se o projeto não compensar, dizemo-lo nesta fase, antes de fazer um investimento significativo.
Implementação e arranque
4 a 10 semanasDesenvolvemos o sistema com os seus dados, a sua lógica de processo e as suas regras de exceção. A sua equipa participa desde o início. Quando o sistema entra em produção, damos formação à equipa com casos reais, não com teoria. Âmbito claro, preço claro.
Operação
ContínuoMonitorização, atualizações e otimização sempre que mudam fornecedores, formatos ou regras de verificação. Como serviço gerido por nós, ou passamos tudo à sua equipa de TI com documentação completa. Sem dependência de fornecedor.
“A Omniance tornou a nossa administração interna muito mais rápida e simples, com um excelente retorno do investimento.”
INOS GmbH & Co. KG
Industrial On-Site Solutions
Desenvolvido por uma equipa com 16 invenções patenteadas e 14 anos de programação aplicada, na Philips Research, no Hospital Universitário de Heidelberg e no CERN. Padrão de tecnologia médica: 10 em 10 vezes.
Conhecer a equipa →Em 30 minutos fica a saber se compensa.
Sem discurso de vendas. Analisamos o seu processo em conjunto e dizemos-lhe com franqueza se a automatização faz sentido para si. Se não fizer, dizemo-lo.